Wie Gäste nach einem Event wieder zueinanderfinden
Wie Veranstalter Gästen helfen, sich nach dem Event wiederzufinden: WhatsApp, Instagram, Formular, Kärtchen oder App im Vergleich, dazu was die DSGVO verlangt.
Kurz nach Mitternacht, an der Garderobe wird es eng. Zwei Gäste, die sich eine Stunde unterhalten haben, sagen an der Tür "Schön, dich kennengelernt zu haben" und gehen in verschiedene Richtungen, ohne Nummer. Hier geht es darum, warum das passiert, welche Wege Veranstalter nutzen und worauf man achten sollte, damit das Wiederfinden freundlich und rechtlich sauber bleibt.
Warum der Moment verloren geht
Niemand hat die Nummer. Beim Essen oder beim Laufen erfährt man einen Vornamen, vielleicht den Beruf, selten Nachnamen oder Instagram-Namen. Am nächsten Morgen gibt es keinen Weg zueinander.
Fragen kostet Mut. Wer an der Tür nach der Nummer fragt, zeigt vor allen sein Interesse. Die Psychologin Erica Boothby und ihr Team haben 2018 in der Fachzeitschrift Psychological Science in mehreren Studien gezeigt, dass Menschen nach einem Gespräch unterschätzen, wie sympathisch ihr Gegenüber sie fand, die Liking Gap. Diese Fehleinschätzung könnte es erschweren, nach einem weiteren Treffen zu fragen.
Der Alltag holt alle ein. Ein zeitnahes Nachfassen kann helfen. Der hier verlinkte Veranstalterratgeber empfiehlt, Treffer innerhalb von 24 bis 48 Stunden mitzuteilen.
Die Wege im Vergleich
| Weg | Aufwand für dich | Für Gäste | Datenschutz | Grenzen |
|---|---|---|---|---|
| WhatsApp-Gruppe | Gering | Kostenlos und vertraut | In einer einfachen Gruppe können andere Mitglieder die Nummern sehen | Erreicht auch Leute, mit denen niemand gesprochen hat |
| Instagram-Story mit Markierungen | Gering | Nur für Gäste auf Instagram, die markiert werden wollen | Öffentlich: Wer dir folgt, sieht, wer da war | Nicht für sensible Abende |
| Formular oder Mail von Hand | Hoch, nach jedem Abend | Formular innerhalb einer Frist ausfüllen | Gut, wenn Kontakte erst nach beidseitigem Ja fließen | Abgleich von Hand, außer du richtest eine Automatisierung ein |
| Kärtchen am Abend | Gering | Brauchen Mut, eine Karte zu übergeben | Der Gast entscheidet, wer eine Karte bekommt | Dieselbe Hürde wie die Frage nach der Nummer |
| App wie before | Gering, sobald eingerichtet | QR-Code an der Tür, Selfie freiwillig, kein Dating-Profil | Kontakt nur bei gegenseitigem Wunsch | Nur für eingecheckte Gäste mit Selfie; offen nur am Tag danach, 10 bis 20 Uhr |
WhatsApp-Gruppe. In einer einfachen Gruppe können andere Mitglieder deine Nummer und die deiner Gäste sehen. Ankündigungsgruppen in WhatsApp-Communitys begrenzen, wer Nummern sieht, aber Admins und Leute, die eine Nummer schon gespeichert haben, sehen sie weiterhin. WhatsApp führt außerdem nach und nach Benutzernamen ein, mit denen jede Person ihre Nummer verbergen kann, laut WhatsApp auch in Gruppen. Prüf, was Mitglieder sehen, bevor du die Gruppe anlegst. Der Landessportbund NRW rät Sportvereinen auf seinem Portal VIBSS davon ab, selbst WhatsApp-Gruppen einzurichten, vor allem weil WhatsApp Adressbuchdaten ausliest.
Formular oder Mail. So funktioniert Speed-Dating seit jeher. Das Museums-Date der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten im Schlossmuseum Oranienburg macht es von Hand: Wer jemanden wiedersehen möchte, meldet sich bis drei Tage nach dem Abend, das Museum fragt bei der anderen Person nach und gibt die Kontaktdaten nur weiter, wenn auch sie ein Wiedersehen möchte. SpeedDating.de und 7minutes2love machen es online: Teilnehmende geben bis 48 Stunden nach Beginn der Veranstaltung zu jedem Gesprächspartner ein Ja oder Nein ab, ein beidseitiges Ja ist ein Treffer. In einer Tabelle lässt sich der Abgleich mit Formeln automatisieren; ohne das gleicht jemand die Antworten von Hand ab, und die Wünsche liegen bei einem Drittanbieter, was in die Datenschutzerklärung gehört.
Kärtchen und Namensschilder. Namensschilder machen den Abend leichter, helfen danach aber nicht. Kärtchen für den Instagram-Namen sind charmant, verlangen aber denselben Mut wie die Frage nach der Nummer.
Apps. Einige größere Formate haben eigene Apps gebaut; bei Timeleft etwa können Gäste über die Funktion Connect in Kontakt bleiben. Für einzelne Veranstalter ist eine eigene App kaum machbar.
Datenschutz und Einwilligung
- Gegenseitige Zustimmung ist der faire Maßstab. Kontaktdaten fließen erst, wenn beide Ja gesagt haben, wie beim Museum oben.
- Sensible Abende sorgfältig behandeln. Ein queerer Singles-Abend, eine Selbsthilfegruppe zu einem Gesundheitsthema oder ein Gemeindeabend können sensible Angaben verraten. Gästelisten nicht als Standard veröffentlichen.
- Vor dem Veröffentlichen von Fotos fragen. Erkennbare Fotos von Gästen dürfen in der Regel nur mit Einwilligung veröffentlicht werden (§ 22 KUG); § 23 KUG kennt Ausnahmen, und auch das Datenschutzrecht kann greifen. Wir empfehlen, auch vor dem Markieren zu fragen.
- Löschen, was nicht mehr gebraucht wird. Leg fest, wie lange du Listen und Wünsche aufbewahrst, und halte dich daran.
Checkliste für den nächsten Abend
- Gleich zu Beginn sagen, wie Gäste sich hinterher wiederfinden können
- Einen Weg für das Danach festlegen
- Vor jeder Weitergabe von Kontaktdaten um Einwilligung bitten, weitergeben nur bei gegenseitigem Interesse
- Einseitige Wünsche für dich behalten
- Vor dem Posten von Fotos fragen, ohne Ja nicht markieren
- Singles-, queere oder gesundheitsnahe Abende als sensibel behandeln
- Am Morgen danach schreiben, nicht erst nächste Woche
- Listen und Wünsche löschen, wenn das Wiederfinden vorbei ist
Wie before das löst
before ist eine Web-App für diesen Schritt. Gäste checken an der Tür per QR-Code im Browser ein; wer mag, macht ein Selfie. Am Tag danach bekommen sie per Mail den Link zur Afterparty, mit deinem Logo; sie ist von 10 bis 20 Uhr offen. Wer ein Selfie geteilt hat, sieht dort alle anderen, die eins geteilt haben, außer jemand hat die andere Person blockiert. Neben jeder Person gibt es einen Knopf: Wiedersehen. Jeder Gast kann ihn bei bis zu fünf Personen drücken. Bis 20 Uhr erfährt niemand etwas, und ein Wunsch lässt sich zurücknehmen. Ab 20 Uhr treffen sich diejenigen, die sich gegenseitig wiedersehen möchten, und nur dann öffnet sich ein Chat. Einseitige Wünsche bleiben unsichtbar; die App verschickt keine Absagen. Ob man sich wirklich wiedersieht, liegt bei den Gästen.
Als Veranstalter siehst du die Check-ins, deine Gästeliste und Summen. Selfies, Wünsche und Gespräche werden dir nicht angezeigt. Wie lange Daten gespeichert bleiben, steht in der Datenschutzerklärung.