Cómo ayudar a tus invitados a volver a verse después de un evento
Cómo ayudar a tus invitados a volver a verse después de un evento: grupo de WhatsApp, Instagram, formulario, tarjetas o una app, con los límites de cada opción.
Es tarde y los abrigos salen de las perchas. Dos invitados que han hablado una hora se dicen "encantado de conocerte" en la puerta y se van cada uno por su lado, sin el número. Esta guía explica por qué pasa, qué formas usan quienes organizan para ayudar y qué conviene tener en cuenta para que lo que viene después sea agradable para todos.
Por qué se pierde el momento
Nadie tiene el número. En una cena o en una carrera te quedas con un nombre, quizá una profesión, rara vez un apellido o una cuenta de Instagram. A la mañana siguiente, es difícil volver a encontrarse.
Pedirlo parece un riesgo. Pedir un número en la puerta es una pequeña declaración en público. En una serie de estudios publicada en 2018 en Psychological Science, Erica Boothby y sus colegas vieron que, después de una conversación, la gente subestima cuánto le ha gustado a la otra persona: es el liking gap. Ese error de cálculo puede hacer más difícil proponer volver a verse.
La semana se lo come todo. Escribir pronto ayuda: al día siguiente, la noche todavía está fresca en la memoria.
Las formas, comparadas
| Forma | Esfuerzo para ti | Para los invitados | Privacidad | Límites |
|---|---|---|---|---|
| Grupo de WhatsApp | Bajo | Gratis y conocido | En un grupo normal, los demás miembros pueden ver los números | También llega a gente que no habló entre sí |
| Story de Instagram con etiquetas | Bajo | Solo para invitados en Instagram que aceptan que los etiqueten | Según el público que elijas, tus seguidores ven quién estuvo | No para noches sensibles |
| Formulario o correo a mano | Alto, cada noche | Rellenar un formulario en un plazo fijo | Bien, si los contactos solo se pasan tras un sí de las dos partes | El cruce de respuestas es manual, salvo que lo automatices |
| Tarjetas durante la noche | Bajo | Hay que atreverse a dar una | El invitado decide a quién le da una tarjeta | El mismo obstáculo que pedir un número |
| App como before | Bajo, una vez en marcha | Código QR en la entrada, selfie opcional, sin perfil | Contacto solo si el interés es mutuo | Solo para invitados registrados con selfie; abierta solo al día siguiente, de 10:00 a 20:00 |
Grupo de WhatsApp. En un grupo normal, los demás miembros pueden ver tu número y el de tus invitados. En los grupos de avisos de una comunidad, WhatsApp limita la visibilidad de los números, aunque los administradores y quienes ya los tengan guardados pueden seguir viéndolos. Según WhatsApp, también están llegando los nombres de usuario: cada persona puede activar el suyo para ocultar su número, incluso en grupos. Antes de crear el grupo, comprueba qué verán sus miembros.
Formulario o correo. Después de la noche, cada invitado indica con quién le gustaría seguir en contacto, en un plazo fijo, por ejemplo dos o tres días. Tú comparas las respuestas y solo pasas un contacto si las dos personas han dicho que sí. Con una hoja de cálculo, unas fórmulas pueden hacer la comparación; si no, alguien compara las respuestas a mano. Cuéntales a los invitados dónde se guardan sus respuestas y durante cuánto tiempo.
Tarjetas y etiquetas con el nombre. Las etiquetas con el nombre facilitan la noche, pero no dan una forma de volver a contactar. Las tarjetas con una cuenta de Instagram tienen su encanto, pero darlas requiere tanto valor como pedir un número.
Apps. Algunas plataformas grandes han creado la suya; Timeleft, por ejemplo, permite a sus comensales seguir en contacto con Connect. Si organizas por tu cuenta, desarrollar y mantener una app propia suele exigir demasiado tiempo y presupuesto.
Lo que importa a tus invitados
Las normas de protección de datos de tu país también se aplican; esta guía no las detalla. Algunos hábitos sencillos protegen a tus invitados:
- El sí de los dos es la regla justa. Los datos de contacto solo se pasan cuando las dos personas han dicho que sí.
- Cuida las noches sensibles. Una noche queer, un grupo de apoyo relacionado con la salud o una noche de una comunidad religiosa pueden revelar información sensible. No publiques listas de invitados por defecto.
- Pregunta antes de publicar fotos, y también antes de etiquetar a alguien.
- Borra lo que ya no necesitas. Decide cuánto tiempo guardas las listas y los deseos, y cúmplelo.
Checklist para tu próxima noche
- Cuenta a los invitados al principio cómo podrán encontrarse después
- Elige un solo canal para lo que viene después
- Pide permiso antes de pasar un contacto, y pásalo solo si el interés es mutuo
- Guárdate los deseos que no son mutuos
- Pregunta antes de subir fotos, y no etiquetes a nadie sin su sí
- Trata como sensibles las noches queer o relacionadas con la salud
- Escribe al día siguiente, no a la semana
- Borra las listas y los deseos cuando termines
Cómo lo resuelve before
before es una herramienta online para este paso. En la entrada, los invitados escanean un código QR con el móvil, sin instalar ninguna app, y quienes quieren se hacen un selfie. Al día siguiente, la afterparty está abierta de 10:00 a 20:00. Quienes compartieron un selfie ven allí a todas las personas que compartieron uno y eligen hasta cinco a las que les gustaría volver a ver. Hasta las 20:00 nadie se entera de nada, y un deseo se puede retirar. A las 20:00, todos descubren a la vez con quién hay interés mutuo en volver a verse, y solo entonces se abre un chat. Una elección que no es mutua queda invisible, y nadie recibe un no. Si luego se ven o no, lo deciden ellos.
Como organizador, ves las llegadas, tu lista de invitados y los totales; los selfies, los deseos y las conversaciones no se te muestran. Todo está explicado en la página before para organizadores.