Aider tes invités à se revoir après un événement

Il est tard, les manteaux quittent les patères. Deux invités qui ont parlé pendant une heure se disent "ravi de t'avoir rencontré" à la porte et partent chacun de leur côté, sans numéro. Ce guide explique pourquoi cela arrive, quels moyens les organisateurs utilisent pour aider, et ce qu'il faut garder en tête pour que la suite reste agréable pour tout le monde.

Pourquoi les invités ne reprennent pas toujours contact

Personne n'a le numéro. À un dîner ou à une course, on retient souvent un prénom, parfois un métier, sans échanger ses coordonnées. Le lendemain, il devient difficile de se retrouver.

Demander semble risqué. Demander un numéro à la porte, c'est une petite déclaration en public. Dans une série d'études publiée en 2018 dans Psychological Science, Erica Boothby et ses collègues ont montré qu'après une conversation, les gens sous-estiment à quel point l'autre les a appréciés: c'est le liking gap. Cette erreur d'appréciation peut faire hésiter à proposer de se revoir.

La semaine reprend le dessus. Une relance rapide aide: le lendemain, la soirée est encore fraîche dans les mémoires.

Les moyens comparés

Moyen	Effort pour toi	Pour les invités	Vie privée	Limites
Groupe WhatsApp	Faible	Gratuit et connu	Dans un groupe ordinaire, les autres membres peuvent voir les numéros	Touche aussi des gens qui ne se sont pas parlé
Story Instagram avec identifications	Faible	Seulement pour les invités sur Instagram qui acceptent d'être identifiés	Selon l'audience choisie, tes abonnés voient qui était là	Pas pour les soirées sensibles
Formulaire ou e-mail, mise en relation à la main	Élevé, à chaque soirée	Remplir un formulaire dans un délai fixé	Bien, si les coordonnées ne circulent qu'après un oui des deux côtés	La mise en relation se fait à la main, sauf si tu l'automatises
Cartes pendant la soirée	Faible	Il faut oser en donner une	L'invité décide qui reçoit une carte	Même obstacle que demander un numéro
Appli comme before	Faible, une fois en place	QR code à l'entrée, selfie facultatif, sans profil	Contact seulement si l'envie est réciproque	Seulement pour les invités enregistrés avec un selfie; ouverte seulement le lendemain, de 10h à 20h

Groupe WhatsApp. Dans un groupe ordinaire, les autres membres peuvent voir ton numéro et celui de tes invités. Les groupes d'annonces des communautés WhatsApp limitent la visibilité des numéros, sans la supprimer complètement: les administrateurs et les personnes qui ont déjà enregistré un numéro le voient encore. Selon WhatsApp, des noms d'utilisateur arrivent aussi: chaque personne peut activer le sien pour masquer son numéro, y compris dans les groupes. Avant de créer le groupe, vérifie ce que les membres verront.

Formulaire ou e-mail. Après la soirée, chaque invité indique avec qui il aimerait rester en contact, dans un délai fixé, par exemple deux ou trois jours. Tu compares les réponses et tu ne transmets des coordonnées que si les deux personnes ont dit oui. Avec un tableur, des formules peuvent faire la comparaison; sinon, quelqu'un compare les réponses à la main. Dis aux invités où leurs réponses sont gardées et pendant combien de temps.

Cartes et badges. Les badges avec le prénom facilitent la soirée, mais ne donnent pas de moyen de se recontacter. Les cartes avec un compte Instagram ont du charme, mais en donner une demande autant de courage que de demander un numéro.

Applis. Certaines grandes plateformes ont développé la leur; Timeleft, par exemple, permet à ses convives de rester en contact avec Connect. Pour un organisateur qui travaille seul, développer et entretenir sa propre appli demande en général trop de temps et de moyens.

Ce qui compte pour tes invités

Les règles sur les données personnelles de ton pays s'appliquent aussi; ce guide ne les détaille pas. Quelques habitudes simples protègent tes invités:

• L'accord des deux est la règle juste. Les coordonnées ne circulent que quand les deux personnes ont dit oui.
• Prends soin des soirées sensibles. Une soirée queer, un groupe d'entraide autour de la santé ou une soirée d'une communauté religieuse peuvent révéler des informations sensibles. Ne publie pas de liste d'invités par défaut.
• Demande avant de publier des photos, et aussi avant d'identifier quelqu'un.
• Supprime ce dont tu n'as plus besoin. Décide combien de temps tu gardes les listes et les souhaits, et tiens-t'y.

Checklist pour ta prochaine soirée

• Dis aux invités dès le début comment ils pourront se retrouver ensuite
• Choisis un seul canal pour la suite
• Demande l'accord avant de transmettre des coordonnées, et transmets-les seulement si l'intérêt est réciproque
• Garde pour toi les souhaits qui ne sont pas réciproques
• Demande avant de mettre des photos en ligne, et n'identifie personne sans son oui
• Traite les soirées queer ou liées à la santé comme sensibles
• Envoie la relance le lendemain, pas la semaine suivante
• Supprime les listes et les souhaits une fois la relance terminée

Comment before s'en occupe

before est un outil en ligne pour cette étape. À l'entrée, les invités scannent un QR code avec leur téléphone, sans appli à installer, et ceux qui le veulent prennent un selfie. Le lendemain, l'afterparty est ouverte de 10h à 20h. Ceux qui ont partagé un selfie y voient tous ceux qui en ont partagé un et choisissent jusqu'à cinq personnes qu'ils aimeraient revoir. Jusqu'à 20h, les souhaits restent secrets, et un souhait peut être retiré. À 20h, chacun découvre en même temps avec qui l'envie de se revoir est réciproque, et c'est seulement alors qu'une discussion s'ouvre. Un choix non réciproque reste invisible, et personne ne reçoit de refus. Se revoir ensuite, c'est aux invités de le décider.

En tant qu'organisateur, tu vois les arrivées, ta liste d'invités et des totaux; les selfies, les souhaits et les conversations ne te sont pas montrés. Tout est expliqué sur la page before pour les organisateurs.